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La PEC

 
 

   La PEC: la Posta Elettronica Certificata


PEC: la posta elettronica certificata

La PEC ha un valore legale superiore a quello della raccomandata A/R e del fax ed è in grado di sostituire le tradizionali modalità di comunicazione cartacea.

La PEC non è solo uno strumento di trasmissione, ma è un servizio integrato con caratteristiche e funzionalità che garantiscono la massima sicurezza e migliorano la fruibilità delle comunicazioni.

La PEC è un canale di interscambio efficiente con fornitori, clienti e partner e agevola attività ancora più delicate quali l’invio dei documenti dei bandi di gara o il rapporto con gli enti di previdenza.

La PEC è consultabile sia da webmail che dai comuni strumenti di posta elettronica (Outlook, Thunderbird, …).


Quando usare la “PEC”?

La PEC sostituisce la raccomandata, il fax o altri strumenti tradizionali:

  • nei rapporti con soggetti che dispongono di posta certificata
  • consegna di documenti a enti e pubbliche amministrazioni
  • gestione di gare di appalto
  • inoltro di circolari e direttive
  • convocazioni di Consigli, Assemblee, Giunte
  • gestione di comunicazioni ufficiali all’interno di organizzazioni complesse

  • invio/ricezione di offerte, contratti e ordini
  • nelle trasmissioni in cui sia importante la ricevuta dell’inoltro della comunicazione, ma non si richieda la notifica della consegna

  • spedizione fatture
  • invio paghe e stipendi
  • comunicazione listini


Funzionamento

Al momento dell’invio di una mail PEC, il Provider PEC del mittente si occuperà di inviare al mittente una ricevuta che costituirà valore legale dell’avvenuta (o mancata) trasmissione del messaggio con precisa indicazione temporale del momento in cui la mail PEC è stata inviata.
In egual modo il provider del destinatario, dopo aver depositato il messaggio PEC nella casella del destinatario, fornirà al mittente una ricevuta di avvenuta consegna, con l’indicazione del momento temporale nel quale tale consegna è avvenuta.
In caso di smarrimento di una delle ricevute presenti nel sistema PEC è possibile disporre, presso i provider del servizio, di una traccia informatica avente lo stesso valore legale in termini di invio e ricezione, per un periodo di trenta mesi, secondo quanto previsto dalle normative vigenti.
Dal punto di vista dell’utente, una casella di posta elettronica certificata non si differenzia da una casella di posta normale, cambia solo per quello che riguarda il meccanismo di comunicazione sul quale si basa la PEC e sulla presenza di alcune ricevute inviate dai gestori PEC mittente e destinatario. La posta elettronica certificata, per essere tale, deve seguire le regole fissate dal DPR 68/2005 e dalle successive regole da esso previste. Queste norme, insieme ad altre (in particolare il Codice dell’Amministrazione Digitale), ne stabiliscono la validità legale, le regole e le modalità di utilizzo.


Requisiti di ricevibilità del messaggi indirizzati alle caselle di PEC

Verranno accettate, in conformità alla normativa vigente, le seguenti tipologie di comunicazione:

  • comunicazioni e-mail provenienti da caselle PEC di pubbliche Amministrazioni e riportanti gli estremi della segnatura di protocollo di invio;

  • comunicazioni e-mail provenienti da caselle PEC di Cittadini, rilasciate ai sensi del DPCM 6 maggio 2009 “Disposizioni in materia di rilascio e di uso della casella di posta elettronica certificata assegnata ai cittadini”. A partire dal 26 aprile 2010, per richiedere l’attivazione del servizio di Posta certificata, il cittadino deve collegarsi al portale http://www.postacertificata.gov.it/ e seguire la procedura guidata.

  • comunicazioni e-mail provenienti da caselle PEC rilasciate a privati da gestori accreditati presso DigitPA (CNIPA) 

  • possono essere allegati ai messaggi e-mail indirizzati alle caselle PEC del Comune di S. Stefano Quisquina:

    • esclusivamente file in formati portabili statici non modificabili, che non possano contenere macroistruzioni o codici eseguibili. Nella scelta sono preferiti gli standard documentali internazionali ISO e gli standard che consentono il WYSIWYG (What You See Is What You Get), ovvero che forniscono sulla carta una disposizione grafica uguale a quella rappresentata sullo schermo del computer. Si suggerisce pertanto di allegare file in formato PDF, perché di maggior diffusione e leggibilità. Saranno accettati quindi solo i file in formato .pdf, .tiff, .tif, .xml, .jpg. Allegati trasmessi in formati diversi (per esempio .doc, .xls, .dwg, .odt, .zip, .tar, ecc.) verranno rifiutati.

    • esclusivamente file aventi singolarmente una dimensione non superiore ai 2MB.

    • file firmati o marcati digitalmente alle seguenti condizioni:
      • le firme si riferiscano a file nei formati sopra indicati
      • le firme e le marche temporali siano embedded e non detached (il file firmato e la firma devono essere contenuti in un’unica busta-file)

      • le firme siano valide al momento della ricezione da parte del Comune di S. Stefano Quisquina;

  • a ciascun documento trasmesso alle caselle PEC del Comune di Santo Stefano Quisquina dovrà corrispondere un unico messaggio PEC di trasmissione.

    Per esempio:

    • un privato che debba trasmettere 3 domande per la sua partecipazione a 3 diversi concorsi, dovrà inviare 3 messaggi PEC distinti, uno per ogni domanda di concorso;

    • una ditta che debba inviare 5 fatture, dovrà inviare 5 messaggi PEC distinti, uno per ogni fattura.

Il mittente dovrà indicare, nell’oggetto del messaggio di posta elettronica, o all’inizio del messaggio, l’ufficio destinatario competente per materia.